Inventario de donaciones con código QR
Por Antony Delgado · Actualizado 8 oct 2026
Un código QR en cada caja convierte un montón de bultos en un inventario que se consulta con el teléfono: qué es, qué contiene y en qué estado está. Esta guía explica cómo funciona, qué debe llevar la etiqueta y cuándo alcanza con una hoja de cálculo y un generador de QR.
Qué guarda realmente un código QR
Casi nunca guarda el inventario: guarda un enlace con un código único. Al escanearlo, el teléfono abre el registro de esa caja y ahí está el detalle. Por eso el QR no se desactualiza cuando cambia el estado de la caja, y por eso lo importante no es el QR sino que el código sea único y que exista un registro detrás.
En Araguaney el QR de cada caja apunta a su ficha, y los códigos no se pueden enumerar: nadie puede recorrer el inventario probando números.
Cómo montar un inventario con QR
1. Asigna un código único a cada caja
Una caja, un código. Repetir un código en dos cajas es peor que no tener etiqueta, porque el registro dirá que son el mismo bulto.
2. Una caja, un producto, un lote, una caducidad
El QR solo sirve si la caja es homogénea: si mezcla productos, la ficha no puede describirla. Divide la donación por producto, lote y caducidad antes de etiquetar.
3. Genera el QR y la etiqueta
La etiqueta lleva el QR, el código escrito (por si el QR se daña), el producto, la cantidad, el lote y la caducidad. Araguaney la genera al sellar la caja, en un PDF tamaño carta con 10 etiquetas por hoja.
4. Pega la etiqueta al sellar, no después
En un centro con prisa nadie vuelve a abrir una caja cerrada para etiquetarla: sale con su etiqueta o sale sin ella. Imprime y pega en el momento de sellar.
5. Etiqueta también la tarima
La tarima lleva su propio QR, visible y plano: si queda arrugado bajo el emplaye o mirando a la pared, alguien tendrá que desarmar para leerlo. La etiqueta de tarima incluye la leyenda de donación humanitaria sin valor comercial.
6. Escanea para consultar, no para teclear
Cada escaneo abre la ficha de la caja o la tarima: producto, cantidad, lote, caducidad, estado e historial. Cuando el envío se recibe en destino, la ficha pública pasa a decir que fue entregada.
Cuándo alcanza una hoja de cálculo con QR
Si son pocas cajas y una sola persona captura, una hoja con una columna de código y un generador de QR funciona. Se queda corta cuando varias personas capturan a la vez, cuando hay caducidades que vigilar o cuando necesitas un packing list para aduana: ahí el registro y las etiquetas tienen que salir del mismo lugar. Si vas a empezar con la hoja, esta plantilla ya sigue el estándar de una fila por caja.
Descargar la plantilla gratis (CSV para Excel)Lo que el QR no resuelve
Leer la ficha necesita conexión, porque el detalle vive en el servidor. Lo que sí se puede capturar sin señal es la recepción de donaciones. Y un QR no corrige un registro mal hecho: si el lote o la caducidad se capturaron mal, la etiqueta los repetirá con toda confianza.
Preguntas frecuentes
¿Qué información debe llevar la etiqueta de una caja de donación?
El QR, el código escrito para identificarla aunque el QR se dañe, el producto, la cantidad con su unidad, el lote y la fecha de caducidad. Nada más: el resto del detalle vive en la ficha a la que apunta el QR.
¿Puedo llevar un inventario con QR en Excel o Google Sheets?
Sí, mientras cada caja tenga un código único y la hoja sea la única fuente de verdad. Se complica cuando capturan varias personas a la vez o cuando hay que vigilar caducidades y preparar un manifiesto.
¿Qué app sirve para escanear códigos QR de inventario?
La cámara de cualquier teléfono lee un QR. Lo que importa es lo que abre: en Araguaney se escanea desde el panel y el código lleva a la ficha de la caja o de la tarima.
¿Cuánto cuesta un inventario de donaciones con QR en Araguaney?
Es gratuito para centros de acopio y coordinaciones humanitarias, sin límite de cajas ni costo de licencia.
Etiqueta tus cajas con QR desde la primera donación